Detta visar en oberoende underökning bland svenska och europeiska företag som utförts på uppdrag av Canon av analysföretaget ICM. Undersökningen mäter bland annat hur företag skyddar sig mot interna bedrägerier. Resultatet visade att av de intervjuade svenska cheferna så menade 79 procent att detta inte var ett problem. 84 procent av de utfrågade tyckte dessutom att tillit till de anställda är det bästa sättet att skydda sig mot interna bedrägerier.
När det kommer till dokumentsäkerhet visar undersökningen att nära 39 procent av de anställda har sett företagshemliga dokument kvarglömda i skrivaren. Nästan hälften av alla deltagare i undersökningen medger att de har diskuterat företagshemlig information utanför jobbet. Slutsatsen är att när det kommer till dokumenthantering så räcker det inte att endast lita på sina anställda.
65 procent av de tillfrågade företagen i Sverige har en policy för att förhindra att anställda diskuterar företagshemligheter utanför jobbet, men medger samtidigt att denna policy inte efterlevs nämnvärt. Resultaten av undersökningen visar även att 41 procent av de intervjuade svenska företagen inte har några säkerhetspolicys för hur utskrifter av konfidentiella dokument får och ska hanteras.
- Många organisationer har gjort stora investeringar för att skydda sina datorer och nätverk, men undersökningen visar att det fortfarande är en skrämmande liten del av företagen i Sverige som har kontroll på hur de anställda hanterar konfidentiellt material när det skrivs ut i pappersform, säger Stefan Wallenholm, produktchef för mjukvaror och tjänster på Canon Svenska AB. Om alla anställda har behörighet att skriva ut alla typer av dokument från nätverket oavsett innehåll så är det oerhört svårt att kontrollera att säkerhetspolicys efterlevs.
Att dokumentsäkerhet inte ligger högt upp på företagens dagordning visades tydligt i undersökningsresultatet. Av de tillfrågade svenska företagen har 94 procent angett att det krävs lösenord för att logga in på datorer och komma åt intranätet. Men endast 38 procent har lösenordsskydd på delade kopiatorer eller skrivare. Dessutom ser 82 procent av företagen datorvirus som ett större hot mot företagen än dokumentsäkerhet.
- Det finns många lösningar för säkra utskrifter idag, som kan skydda företag mot riskerna med interna bedrägerier. Med lösenordsskydd, fingeravtrycksläsare samt en högre kontroll när det gäller utskriftsrättigheter kan man förhindra att konfidentiella dokument kommer i orätta händer, avslutar Stefan Wallenholm.

Resultatet av undersökningen i korthet:

39 procent anger att de, eller någon de arbetar med, har hittat företagskänsliga dokument i delade skrivare. Löne- och personalinformation om de anställda, samt finansiell information om företaget är det som är vanligast förekommande.

46 procent av de anställda anger att de öppet diskuterar företagshemligheter utanför jobbet.

57 procent av cheferna är medvetna om att anställda kan se känslig information som lämnats på en skrivare.

37 procent av cheferna är bekymrade över tanken att anställda kan se känslig information. Endast 21 procent av dessa anser att bedrägeri är en viktig fråga. Av dem som inte anger bedrägeri som en viktig fråga anger 84 procent att anledningen till detta är att de litar på alla sina anställda.

34 procent av cheferna anger att de har förlagt ansvaret för dokumentsäkerhet på styrelsenivå. Ytterligare 14 procent menar att det inte ligger på styrelsenivå men att det borde göra det.

Om undersökningen
Undersökningen Document Security Research är genomförd under juli 2006 av analysföretaget ICM och innefattade över 7 000 chefer och anställda i 13 länder över hela Europa. I Sverige har drygt 550 anställda och chefer intervjuats på företag med mellan två upp till över 200 anställda. Övriga länder som deltagit i undersökningen är Österrike, Belgien, Danmark, Finland, Frankrike, Tyskland, Italien, Holland, Norge, Spanien, Schweiz och Storbritannien.