I undersökningen, som genomfördes av Norstat på uppdrag av Software Innovation, tillfrågades 900 toppchefer i Skandinavien om hur de sköter sin informationshantering. Resultatet var tydligt. Det råder informationskaos i Sverige.
Undersökningen visar att nästan varannan svensk verksamhet saknar IT-stöd för sin informationshantering (s k Enterprise Content Management-system ECM*) och de har heller inte några planer på att skaffa sådana i framtiden. Internationellt är det bara 6 procent av alla verksamheter som inte har någon form av ECM-system. Motsvarande tal för de skandinaviska länderna är 28 procent i Norge, 31 procent i Danmark och 43 procent i Sverige.
- Det förvånar mig att nästan hälften av de svenska företagen och offentliga verksamheterna inte har insett betydelsen av IT-stöd för hur de ska hantera dokument och information. 43 procent jämfört med 6 procent internationellt är anmärkningsvärda siffror, säger Viveca Onn, tillförordnad VD för Software Innovation. Slutsatsen är att vi behöver bli bättre på att informera marknaden om fördelarna med god informationshantering.

Bristen på ett bra ECM-system kan få stora konsekvenser för den enskilda verksamheten. Viveca Onn fortsätter:
- Kraven på både privata och offentliga verksamheter när det gäller att ha kontroll över egen information är starkt ökande, både i form av revisionsrutiner som Sarbanes-Oxley och EuroSOX, men också kraven på att följa personuppgiftslagen. Här har många ett behov av att etablera egna rutiner och se om sitt eget hus och egna servrar.

Undersökningen visar också att knappt hälften av alla verksamheterna i Skandinavien har klara rutiner för hur verksamhetskritisk information ska lagras.
- Nästan 50 procent av alla skandinaviska verksamheter låter anställda lagra arbetsrelaterad information de erhåller via e-post i sin egen inbox eller e-post-mappar. Det finns inga rutiner för vilken information de anställda får eller inte får sända via e-post, och det finns inga rutiner för att lagra information på verksamhetens servrar. Dessa verksamheter förlorar verksamhetskritisk information varje dag i form av kontrakt, avtal och fakturor som inte går att återfinna. Det blir kostsamma konsekvenser för verksamheterna, säger Viveca Onn.

Undersökningen vi refererar till är "ECM Study Scandinavia 2007", en intervjustudie av 900 chefer i Sverige, Danmark och Norge. Intervjuerna genomfördes i juni 2007 av Norstat på uppdrag av Software Innovation. Internationella referenstal är hämtade från "The State of the ECM Industry 2007" från AIIM.

Enterprise Content Management (ECM) är beteckningen på den del av ett IT-system som sörjer för god dokument- och informationskontroll, eller lite förenklat hur lätt det är att lagra och återfinna alla typer av information. Med ökade informationsmängder och ökade krav på dokumentation har detta blivit en central del av leveransen från ett IT-system.