Skövde kommune har nærmere 7000 ansatte, mange ulike virksomheter og en rekke eksterne brukere på ulike lokasjoner. Å få alt til å fungere med tanke på tilgjengelighet er dermed en utfordring. Lokaler brukes av ulike personer til ulike tider og det kreves et adgangssystem som gjør det smidig, sikkert og samtidig åpent for rett bruker til rett tid. Men med et effektivt og sikkert adgangssystem som optimerer bruken av offentlige lokaler, muliggjøres en effektiv bruk av skattemidler.
Langvarig samarbeid
For rundt ti år siden startet Skövde kommune sitt samarbeid med RCO Security. Hensikten var å oppdatere og standardisere gamle sikkerhetssystemer som var fordelt på flere bygg rundt i kommunen. Systemene var utdaterte og med uklare ansvarsforhold, noe som førte til at arbeidet ble vanskelig å overskue og det førte til ineffektivitet. Med en voksende by og en økning i antall bygninger og virksomheter ble det nødvendig å omstrukturere og modernisere adgangs- og sikkerhetssystemene.
Skövdemodellen
Løsningen på utfordringene kaller RCO «Skövde-modellen». Den er basert på sentralisering, der færre har klart definerte roller og ansvar.
Modellen har ført til bedre kontroll, redusert risiko for feil og mer effektiv administrasjon.
– Med færre fysiske nøkler og enklere kapitalforvaltning gjennom digitale løsninger har det også vært mulig å redusere kostnadene og tiden som kreves for administrasjon, sier Kristoffer Sahlsten, Partner Account Manager i RCO Security.
Mange fordeler
Ifølge Kristoffer Sahlsten har bruken av RCO Securitys adgangs- og sikkerhetssystem i Skövde kommune gitt håndgripelige og allsidige fordeler.
– Satsingen på det nye systemet har ført til en mer effektiv ressursbruk for Skövde kommunes skattebetalere.
Kristoffer Sahlsten forteller også at Skövde kommune innførte høyere sikkerhetskrav for bygninger, noe som økte sikkerheten for både enkeltpersoner og eiendommer. I førskoler og sykehjem er sikkerheten forbedret gjennom innføring av låste dører og porttelefoner.
Systemet som er i bruk tilbyr skalerbare og tilpasningsdyktige løsninger som kan skreddersys til ulike forretningsbehov og eiendomstyper.
– Med digitale verktøy som legger til rette for fjernstyring av adgangssystemer, kan flere få tilgang til lokaler, samtidig som administrasjonen blir mer kostnadseffektiv.
– Løsningene gir hurtighet i å administrere brukere og bedre oversikt over eiendeler.
Manga prosjekt framover
Med suksessen til dagens system ser Skövde kommune frem til å ytterligere forbedre og utvide bruken av RCO Security sine løsninger. Neste steg inkluderer økt informasjonssikkerhet, men også integrering av nye funksjoner, som digitalisering av bestilling av eksterne tagger.
Personalkjøp med tag
En interessant lansering som Skövde kommune og RCO allerede har gjort er det nye systemet for personalkjøp.
– Det har endret mange av de ansattes hverdag. Ved å bruke sin personlige brikke, som fungerer som adgangskort, kan kommunens ansatte nå enkelt gjennomføre innkjøp på kafeer og større skolekjøkken.
Automatisert autorisasjonsinformasjon
Systemet som ble brukt er utviklet sammen med Denacode, som har spesialisert seg på IT-verktøy. Den muliggjør automatisk overføring og oppdatering av autorisasjonsinformasjon, og sikrer at alle transaksjoner registreres riktig og sikkert.
Valgfritt å bruke tjenesten
Foreløpig har cirka 3000 ansatte meldt seg på for å kunne bruke systemet og nyansatte tilbys muligheten til å melde seg på tjenesten ved ansettelse. Det er også mulighet for å legge til tjenesten i etterkant, noe som gir fleksibilitet for personalet.
– For de ansatte betyr dette nye systemet en betydelig forenkling av innkjøpsprosessen. I likhet med selvskanning i dagligvarebutikker bruker de ansatte brikken sin til å registrere kjøp i kassen, noe som både sparer tid og øker bekvemmeligheten ettersom en rask «blipp» med brikken er alt som kreves, sier Johanna Doyle, som eiendomsadministrator Skövde kommune.
Administrasjonsforenkling
Fra et administrativt perspektiv representerer denne løsningen en stor forbedring. Systemet reduserer behovet for manuell håndtering og sikrer riktige lønnstrekk til rett tid, noe som effektiviserer hele prosessen. De som jobber på kjøkken eller kafé kan bruke tid på andre oppgaver.
Potensial for flere bruksområder
Selv om systemet i dag brukes til innkjøp i kommunens kantiner, åpner den nye teknologien for muligheten for å utvide bruken til andre typer personalkjøp, som kan omfatte alt fra kontorrekvisita til andre interne tjenester.
En milepæl
Dette initiativet er et fremragende eksempel på hvordan RCO Securitys løsninger, i samarbeid med ansvarlige i Skövde kommune, effektiviserer rutineprosesser. Det markerer en viktig milepæl i utviklingen av den digitale arbeidsplassen og demonstrerer en innovativ bruk av eksisterende teknologi for å forbedre ansattes arbeidshverdag, mener RCO Security.
Oppsummert har RCO Securitys løsninger ikke bare forbedret sikkerheten, men også bidratt til en sterkere og mer kostnadseffektiv kommunal drift.