Det är sällan vi distributörer, grossister och importörer ger oss in i debatten om offentlig upphandling av säkerhetsteknik – och det finns goda skäl till det. Vår roll är att få logistiken att fungera, inte att sätta spelreglerna. Men när systemet brister blir tystnad inte längre ett alternativ.

Problemet är tydligt: teknisk kompetens saknas i flera led, samtidigt som resurserna är otillräckliga. Resultatet blir upphandlingar som varken är rättvisa, effektiva eller ändamålsenliga. Det är inte hållbart.

Alltför ofta utformas kravspecifikationer så att de i praktiken pekar ut en specifik leverantör. Det sker vanligen genom kombinationer av till synes standardiserade funktioner och godtyckliga värden. Det kan exempelvis handla om säkerhetskamerors sensorstorlek, ljusinsläpp, detektionsavstånd . Var för sig rimliga parametrar, men tillsammans en unik kombination som bara en aktör på marknaden kan uppfylla.

Vi som verkar nära marknaden ser det direkt. I många fall räcker det med en snabb genomläsning av det tekniska underlaget för att förstå vilket varumärke som efterfrågas – även när det inte uttrycks rakt ut.

Detta är inte nödvändigtvis ett uttryck för medveten favorisering. Snarare handlar det om beroende. När upphandlare och konsulter saknar tillräcklig teknisk kompetens lutar de sig mot tillverkarnas utbildningar och verktyg. Det sätter spår i underlagen – och snedvrider konkurrensen.

Samtidigt förändras tekniken i snabb takt. Tekniska specifikationer är färskvara. Därför ser vi gång på gång upphandlingar som bygger på inaktuella eller rent av obefintliga produkter. Resultatet? Försenade processer, omtag – eller upphandlingar som måste avbrytas helt. Det är ett tydligt tecken på bristande kompetens, men också på ett system som inte hänger med.

Det finns en bättre väg. Kravspecifikationer bör utgå från funktion, relevanta värden och etablerade standarder – inte från leverantörsspecifika lösningar. Först då kan upphandlingar bli verkligt konkurrensneutrala. Först då kan pris och kvalitet vägas mot varandra på ett meningsfullt sätt.

Ironiskt nog har många offentliga aktörer redan investerat stora summor i öppna system, just för att undvika leverantörsinlåsning. Ändå fortsätter man att upphandla utifrån proprietära specifikationer. Det är motsägelsefullt – och kostsamt.

Standarder finns av en anledning. De möjliggör kompatibilitet, valfrihet och långsiktighet. Att tillverkare ibland avviker från dem är naturligt – innovation kräver det. Men när små, strategiska avsteg används för att skapa konkurrensfördelar, och dessa sedan byggs in i upphandlingskrav, uppstår ett problem. Då måste upphandlaren kunna motivera varför.

Fokuset på lägsta pris förvärrar situationen ytterligare. I dag efterfrågar vissa upphandlare tillverkarnas rekommenderade slutkundspriser och rabattsatser – trots att dessa varierar kraftigt mellan marknader, regioner och aktörer. I en europeisk marknad med fri prissättning blir sådana jämförelser i bästa fall missvisande, i värsta fall direkt skadliga.

Prissättning ska vara enkel i teorin: det är anbudsgivaren som sätter priset. Men i praktiken ser vi en växande flora av upplägg som öppnar för osäkerhet – och i förlängningen ökar risken för oegentligheter. Lägg därtill kraftigt fluktuerande komponentpriser, och behovet av rimliga omförhandlingsvillkor blir uppenbart.

Det här är inte en marginell fråga. Det handlar om hur offentliga medel används, om konkurrensens villkor och i förlängningen om förtroendet för hela upphandlingssystemet.

Utvecklingen måste vända. Med bättre kravställning kan många av dagens överklaganden undvikas. Med större fokus på funktion och standard kan marknaden öppnas upp. Och med stärkt kompetens kan kvaliteten i upphandlingarna höjas.

Alternativet är att fortsätta som i dag – med snedvriden konkurrens, ineffektiva processer och ett onödigt slöseri med resurser. Det borde inte vara ett alternativ.

Martin Friman, Sales Engineer, Captech Security