I butikskæden, Matas, der har over 25 millioner transaktioner om året, 2.500 medarbejdere og en årlig omsætning på ca. 4 mia. kr. udgør svind, som det gælder for alle detailforretninger, et problem som koster både personalemæssige ressourcer og ikke mindst mange penge i form af tab. For ledelsen i Matas har bekæmpelse af svind høj prioritet, og man besluttede derfor tilbage i 2010 at intensivere bekæmpelsen af svind og valgte som en af vejene at få installeret avanceret tv-overvågningsudstyr i foreløbigt 65 af kædens 258 butikker.

Matas har i forvejen tv-overvågning i mange af deres butikker, men det er rigtige mange forskellige systemer, der gør det besværligt at supportere, når systemerne går ned og problematisk at oplære nye medarbejdere i systemerne. Derudover kan transaktionerne på kasseapparatet ikke forbindes direkte med tv-overvågningen, hvilket gør det meget tidskrævende at finde mistænkelige hændelser på kassen. Men disse problemer er nu løst i de butikker, hvor Matas har installeret "Milestone".

"Når vi skulle identificere svind og procedurefejl samt afklare tvivl om betalinger og byttepenge, skulle vi sidde manuelt og sammenligne tv-overvågningsmaterialet med POS-hændelser fra kasseapparatet, fordi systemerne ikke kunne tale sammen. Det var ressourcekrævende og betød også, at vi ved stikprøver skulle gætte os frem til, hvilke transaktionshændelser, der kunne være ureelle på den enkelte kasse," siger Marianne Gernyx Sejbak, Sikkerhedschef i Matas.

Kasse og video fik samme sprog
Matas besluttede derfor, at der i 65 af deres store butikker skulle implementeres nyt, avanceret tv-overvågningsudstyr, som kunne samkøre transaktioner fra kasserne med tv-overvågningen. Samtidig blev tv-overvågningen centraliseret, så al styring og administration foregår fra hovedkontoret i Allerød - den enkelte butikschef kan dermed overlade opklaringsarbejdet til centralt hold og i stedet bruge sin tid på den daglige ledelse af butikken. Butikschefen har dog selv adgang til tv-optagelserne, således at disse kan bruges i forbindelse med fx butikstyveri eller betalingstvister.

Løsningen består af XProtect® Corporate og XProtect Retail-software fra Milestone Systems og er implementeret af EG Retail & Medie, der er Skandinaviens største leverandør af it-løsninger til detailhandelen og mediehuse. Den omfatter tv-overvågning af selve butikkerne, der samkøres med en analyse af alle kassetransaktioner. POS-systemet (Point of Sale System) genererer dokumentation for samtlige transaktioner, som via Milestones software forbindes med tv-optagelserne og samtidig vises på skærmen.

"Fordi systemerne nu kan tale sammen, bliver vi automatisk alarmeret i overvågningssystemet, når noget ser unormalt ud ved en kasse," fortæller Helle Bakkendorf, ButiksController i Matas og bruger af systemet til daglig. "Det kan fx være åbnede kasseapparater uden køb, annullerede transaktioner, hvor kunden betaler kontant, og pengene ikke lægges i kassen, mistænkelige transaktioner efter lukketid, retursalg på et lige beløb, fx 1000 kr., eller på diverseknappen og så videre. Vi kan også gå ind og søge på en given periode, konkrete beløb, om der er betalt kontant, med kreditkort eller gavekort eller på specifikke varemærker og altså se den tilhørende tv-optagelse med det samme, hvis vi har en mistanke. På den måde kan vi målrette vores opklaringsarbejde langt bedre end før," siger Helle Bakkendorf.

I fremtiden vil Matas angiveligt også kunne spore en specifik vare tilbage til det konkrete købstidspunkt, således at det hurtigt vil blive opdaget, hvis en medarbejder eller en kunde forsøger at returnere/bytte en vare, der ikke er købt.

Populært blandt medarbejderne
I begyndelsen blev overvågningen mødt med skepsis af en del af medarbejderne i de udvalgte butikker. "Har I ikke tillid til os?" - var et spørgsmål, der gik igen. Men skepsissen blev hurtigt afløst af lettelse, da medarbejderne selv oplevede alle fordelene ved overvågningen og indså, at systemet ikke var blevet anskaffet for at mistænkeliggøre medarbejderne.

"Vi ønsker naturligvis størst mulig arbejdsglæde og trivsel for vores gode, loyale medarbejdere, og dem har vi heldigvis rigtig, rigtig mange af," siger Marianne Gernyx Sejbak, Sikkerhedschef i Matas. "Tv-overvågningen er i høj grad også implementeret for at skabe tryghed og sikkerhed for vores ansatte - både i forbindelse med tyveri og overfald, men også i tvivlsspørgsmål omkring internt svind, samt i forbindelse med uoverensstemmelser med kunder. Fik kunden de 500 kr. tilbage? Det er der ikke længere tvivl om, fordi vi straks kan få tvisten afklaret ved at se optagelserne på skærmen."

Derved slipper alle de loyale Matas-medarbejdere, der aldrig kunne finde på at kompromittere deres arbejdsplads, også for hele tiden at være under mistanke for internt svind, og hvis det alligevel en sjælden gang skulle forekomme, så opklares sagerne nu langt hurtigere. Matas undgår på den måde, at de opslidende sager strækker sig over længere tid og skaber dårligt arbejdsmiljø. Tv-overvågningen er faktisk blevet så populært, at de ansatte i kædens øvrige butikker er begyndt at efterspørge det.

Løsningen indeholder også 'People Counting', der tæller antallet af kunder i butikken. Hver enkelt butik kan så sammenligne dette med salget og dermed tilpasse vagtplaner og sikre den rette bemanding. Hele løsningen fungerer på den måde både som analyse- og ledelsesværktøj.

"Der er rigtig mange fordele ved den nye tv-overvågning. Men vigtigst af alt er det, at det har skabt et meget bedre arbejdsmiljø for alle vores dygtige og ærlige ansatte, der nu kan koncentrere sig om det, de er bedst til, nemlig at rådgive om og sælge skønheds-, hudpleje- og sundhedsprodukter. Og at det så har en præventiv effekt over for tyveri, er jo bare fantastisk. Matas overvejer derfor med tiden at få den samme smarte tv-overvågning installeret i flere butikkerne," siger Helle Bakkendorf.

Yderligere oplysninger
Marianne Gernyx Sejbak, Sikkerhedschef, Matas
E-mail: mgs@matas.dk Telefon: 48165609

Courtney Dillon Pedersen, PR & Kommunikationschef, Milestone Systems A/S
E-mail: cdp@milestone.dk
Telefon: +45 28 350 357 eller +1 (503) 719-3439

Om Matas A/S
Matas blev grundlagt i 1949 som en frivillig kæde, og der er i dag 294 Matasbutikker i Danmark og 2 i Sverige. Mataskæden ejes af selskabet MHolding A/S, bortset fra 38 privatejede butikker. Matas producerer, forhandler og rådgiver om produkter inden for kategorierne hår-, hud- og skønhedspleje, helse, medicare og hus og have. Matas' kendte og populære egenproducerede, stribede produkter udmærker sig inden for kvalitet, sundhed og miljø. Matas miljøfond blev oprettet i 1994, og Matas tilbyder i dag ca. 90 egenproducerede svanemærkede produkter. Den succesfulde Club Matas blev etableret i 2010 og har i dag over 1 million medlemmer. Matas har ca. 2.500 medarbejdere fordelt i Matas' butikker og på hovedkontoret i Allerød.

Om Milestone Systems
Milestone Systems er verdens førende producent af åben platform software til IP-baseret videoovervågning. Det viser markedsanalyser fra IMS Research for sjette år i træk. Samtidig har dagbladet Børsen for sjette gang kåret Milestone som Gazelle-virksomhed, ligesom firmaet er blevet dekoreret med Kong Frederik den Niendes Hæderspris for sin eksportindsats. Milestone XProtect® software supporterer det største udvalg af netværkskameraer og standard it-hardware med omfattende muligheder for integration med andre systemer såsom adgangskontrol, transaktioner i detailhandelen, analytics, m.m. Milestone har 75.000 løsninger installeret hos kunder gennem en veludbygget distributionskanal med autoriserede partnere, som dækker 115 lande. Milestone Systems blev stiftet i 1998, har hovedsæde i Danmark med 11 kontorer i udlandet og beskæftiger flere end 270 medarbejdere. Læs mere på www.milestonesys.com.