Pernille Bjørn fra Datalogisk Institut på Københavns Universitet. Hun har gennem en årrække forsket i brugen af teknologier, der skal gøre det lettere for os at samarbejde om arbejdsopgaver og er til daglig viceinstitutleder for forskning og forsker i sektionen ’Human-Centred Computing’.

”Når vi ikke længere kommer på samme kontor, mister vi nemt følingen med, hvad der sker på arbejdspladsen og hvad vores kolleger har gang i, medmindre vi eksplicit giver udtryk for vores aktiviteter over for hinanden virtuelt. Men det kræver ekstra arbejde og tager tid fra kerneopgaven, for vores teknologier producerer ikke synligheden af sig selv, som når vi uden at tænke over det videndeler på den fysiske arbejdsplads,” siger Pernille Bjørn.

Risiko for dårligere resultater

Professoren refererer til nogle af hendes egne studier af, hvordan globale softwareudviklere og ingeniører samarbejder om projekter over store afstande gennem forskellige IT-platforme, der reducerer besværet med at videndele og koordinere. Her viste det sig bl.a., at det primært var i de tætkoblede samarbejder, hvor folk investerede tid og energi i at synliggøre, hvad de arbejdede med at der var størst succes med at samarbejdet hver for sig.

”Der en stor sandsynlighed for, at du ikke gør dig alt det ekstra besvær, der skal til for at synliggøre dit arbejde til kollegaer, hvis du ikke er direkte afhængige af dem i dit individuelle arbejde. Det giver en større risiko for, at man som gruppe eller afdeling mister fælles forståelse og begynder at arbejde i forskellige retninger og derved får dårligere resultater i det lange løb,” siger Pernille Bjørn.

Hun peger særligt på de større, komplekse opgaver eller projekter, som en udfordring i forhold til at skabe tilstrækkelig synlighed, når man arbejder hver for sig.

”Der findes mange eksempler på store projekter inden for global softwareudvikling, der er gået galt, fordi medarbejderne ikke har investeret tid nok i at synliggøre deres arbejde, og kollegerne derfor ikke har kunnet handle derefter,” siger Pernille Bjørn.

4 gode råd til virtuelt samarbejde

Begræns brugen af e-mail

Når man sidder hver for sig har man brug for hurtig og løbende feedback fra dem, man er i kontakt med. Her er e-mails et af de dårligste værktøjer, da email teknologi ikke skaber synlighed omkring arbejdet fx ikke ved, om personen i den anden ende har set mailen, har glemt det, eller bevist ikke vil svare.

Find måder at dele viden på løbende

Vidensdeling behøver ikke foregå via møder, hvor alle er online på samme tid. Der er flere asynkrone digitale platforme og kanaler, hvor folk selv kan organisere deres arbejde ved at tjekke ind og dele viden, når det passer.

Brug teknologier der passer til behovet

Der findes rigtig mange kooperative digitale værktøjer derude (f.eks. slack, drive, zoom etc), så det handler om at bruge dem, der understøtter det behov din arbejdsplads har.

Vær tilstede, vær fokuseret og begrænset

Hav et klar dagsorden, hold korte møder, og vær til stede under møderne. Lad være med at holde unødvendige møder. Nogen gange er telefon og sms rigtig fine til hurtige beskeder, og nogle platforme bringer synlighed om beskederne er læst eller ej, og derved reducere besværet med videndeling og koordinationsarbejde.