SoftScan presenterar e-postarkivering, en ny tjänst till företagets prisbelönta hostade e-postsäkerhetslösning. Den nya funktionaliteten gör det möjligt för organisationer att säkert lagra in- och utgående e-postmeddelanden enligt organisationers egna framtagna regler. Den ger också organisationer möjlighet att tillmötesgå branschkrav och lagstiftning samtidigt som hanteringen av e-post förbättras.
SoftScans funktion för arkivering bygger på de fördelar som företagets hostade tjänster för e-postsäkerhet har där ingen hård- eller mjukvara behövs installeras eller uppdateras, samtidigt som administratörer fortfarande har total kontroll över konfigureringen i tjänsten.
Tjänsten kan antingen ställas in så att all e-post arkiveras alternativt endast den "rena", det vill säga utan den e-post som avvisats som spam, virus eller på andra sätt strider mot företagets policy. Detta minskar kostnaden för lagring. Dessutom lagrar SoftScan endast en kopia samt alla bilagor av originalmeddelanden, oavsett hur många mottagare som breven har, vilket även detta minskar lagringskostnaden.
- E-postarkivering baserad på regler är nödvändigt för alla typer av organisationer. Utan formaliserade regler är det lätt att hamna i fällan att meddelanden lagras ad-hocmässigt och viktiga affärsrelaterade e-post kommer på villovägar, säger Bo Engelbrechtsen, marknadschef på SoftScan.
- Utöver detta så kan löst formulerade e-post vara lika juridiskt bindande som kontrakt och därför utsätter sig organisationer som inte automatiskt arkiverar sin e-post i enlighet med sina regler för legala risker.
I den så kallade "arkiv-zonen" krypteras all e-post med 256-bitars nyckel. Komplett konfidentialitet garanteras eftersom meddelanden tas emot i textformat och sedan automatiskt komprimeras och krypteras. SoftScan ser aldrig innehåll i meddelanden och krypterad e-post kan endast öppnas upp genom användares privata nycklar. Dessutom, även om administratörer ofta konfigurerar SoftScan för att passa organisationernas egna regelverk avseende kvarhållande av e-post, krävs det en skriftlig bekräftelse från organisationens ansvariga innan ett e-post utanför regelverket tas bort.