Kommuner använder i allt högre grad digitala passersystem för olika verksamheter. Anställda tilldelas behörighet i passersystemet så att de får tillträde till rätt lokaler och resurser med hjälp av sitt kort eller sin tagg. Ytterligare behörigheter som kan kopplas till passersystemet är exempelvis bokningar och larmbehörighet.

Det kräver emellertid att anställda måste registreras i två register, både i personalregistret och i passersystemet. Så snart en person anställs, byter tjänst eller slutar måste flera personer engageras för att genomföra ändringarna i båda systemen. Det leder till extra administration, hanteringen av personuppgifter blir osäkrare och risken för fel ökar. Dessutom tar det tid.

– För Hultsfreds kommun tog det onödigt långt tid innan en nyanställd hade tilldelats rätt behörighet i passersystemet, berättar Claes Gustafsson, expert inom säkerhets- och passersystem för offentlig sektor på RCO.

Integration med passersystemet

Hultsfreds kommun använder RCO:s passersystem Rcard M5 för olika verksamheter. All tilldelning av kort och behörigheter sker i passersystemet. Kommunen använder sig av behörighetsgrupper så att den som anställs för en viss tjänst enkelt kan tilldelas den behörighet som följer med tjänsten.

Synkronisering via integration

Hultsfreds kommun hade två register som man ville integrera med passersystemet, ett för administrativ personal och ett för skolelever. Dessa register hålls ständigt uppdaterade. Kommunen ville att registren skulle synkroniseras med passersystemet så alla förändringar i registren automatiskt skulle leda till rätt förändringar i passersystemet.

Kommunen tog hjälp av Trebor, ett företag som erbjuder IT-tjänster inom förvaltning och infrastruktur. Trebor utvecklade ett integrationsprogram så att man kunde synkronisera registerfält i kommunens register med motsvarande fält i passersystemet. Integrationsprogrammet körs på samma server som passersystemet Rcard M5 är installerat på. Integrationsprogrammet ansluter till passersystemet via funktionen Admin API som finns som tilläggskomponent i Rcard M5.

Så fungerar integrationen

En gång per dygn ansluter integrationsprogrammet till kommunens två register och jämför med motsvarande personuppgifter i passersystemet.

– Anslutningen sker krypterat. Alla ändringar i kommunens två register förs över till passersystemet, till exempel att en ny person har tillkommit, att en person har tagits bort eller att organisationstillhörighet har ändrats, förklarar Claes Gustafsson.

Vid varje uppdatering skapas en rapport så att den som administrerar passersystemet kan se vilka ändringar som gjorts. Uppdateringarna påverkar inte manuellt skapade personposter i passersystemet.

Snabb initial synkronisering

Den initiala synkroniseringen krävde en del extra jobb eftersom det fanns uppgifter om varje användare både i kommunens två register och i passersystemet. För att minimera arbetet byggde Trebor ett initialt synkroniseringsprogram så att personposter enklare kunde kopplas ihop. Med dubbla register kan till exempel namn ha stavats på olika sätt. På basis av bland annat maskininlärning föreslog programmet personkopplingar mellan registren. Tack vare den typen av stöd kunde integrationen driftsättas på en dag.

Vinner tid och ökar säkerheten

Integrationen mellan kommunens två register och passersystemet genomfördes under våren 2021 och har fungerat utan störningar sedan dess. Hultsfreds kommun har kunnat minska administrationen avsevärt och med ett ständigt uppdaterat passersystem ökar både tillgänglighet och säkerhet.

– Våra passersystem är anpassade för att de ska vara flexibla och skalbara. Vi är stolta över att kunna erbjuda marknadens mest integrerade system. Med hjälp av funktionen Admin API kan i princip vilket system som helst integreras med våra passersystem. Trebors lösning visar hur man kan förenkla administrationen och öka säkerheten i hanteringen av personuppgifter genom just smart integration, kommenterar Claes Gustafsson, expert inom säkerhets- och passersystem för offentlig sektor på RCO.