Retningslinjerne vil Datatilsynet bruge ved behandlingen af fremtidige sager, så de kan være nyttige for en arbejdsgiver at kende.

Retningslinjerne fastslår blandt andet, at den fratrådte medarbejders e-mail-konto kun må holdes aktiv i en periode, der er så kort som muligt og maksimalt et år, og at man snarest muligt efter medarbejderens fratræden skal sætte auto-svar på kontoen med besked om, at medarbejderen er fratrådt.

Kun en enkelt eller ganske få betroede medarbejdere bør have adgang til den fratrådtes e-mail-konto, man skal være opmærksom på, at persondatalovens bestemmelser gælder for området – og så skal man lige være opmærksom på, at alt dette kun gælder firma-relaterede mails. For personlige mails gælder straffelovens bestemmelser om brevhemmelighed.

Retningslinierne ligger på Datatilsynets hjemmeside her:
http://www.datatilsynet.dk/erhverv/personaleadministration/behandling-af-en-fratraadt-medarbejders-e-post-konto/