Udbruddet af coronavirus/COVID-19 har medført dramatiske omvæltninger for alle myndigheder, virksomheder og organisationer i Danmark. Beredskabet i organisationerne er kommet under stort pres. Krisestyringsopgaver, planlægning, ressourcer, koordination og samarbejde er blevet udfordret i en hidtil uset grad.

For at organisationen kan stå stærkest muligt, giver det mening allerede nu at begynde at evaluere og implementere læringspunkter løbende. Erfaringer og læring fra håndteringen af coronakrisen kan være med til at forbedre beredskab og krisestyring fremadrettet.

Her følger fem tips til, hvordan I kan samle erfaringer og implementere dem i jeres organisation.

1) Afklar formål, mål, fokus og spørgsmål

Saml kernen i jeres beredskabsorganisation, f.eks. den strategiske stab, direktionen og den beredskabsansvarlige, og drøft følgende:

Hvad vil I opnå med den løbende evaluering (formål)?

Hvad skal den ende ud i (mål)?

Hvilke fokusområder vil I særligt kigge på? F.eks. informationshåndtering, krisekommunikation eller øvrige kerneopgaver i krisestyringen

Hvilke spørgsmål skal den løbende evaluering besvare?

Hvem skal stå for den løbende evaluering?

2) Keep it simple - but with substance

Vælg de metoder og værktøjer, I kan håndtere, og som passer ind i jeres organisation.

Brug enkle men effektive metoder og værktøjer, f.eks. observationsskema, interviewguide og/eller kort spørgeskema

Få krisestabens medlemmer til at fortælle deres historie om krisestyringsarbejdet

Del gode og dårlige oplevelser og sæt ord på overraskelser, undren, nye overvejelser og egen læring

Lad være at fælde dom. Forsøg at facilitere drøftelser og lad aktørerne konkludere selv

3) Vær kritisk refleksiv

Erfaringer fører ikke pr. automatik til ny læring. Der skal passende forstyrrelser og refleksion til.

Vær kritisk undersøgende og skab refleksion blandt aktørerne over egen organisering, kultur og praksis

Iagttag arbejdsprocesser, mødeaktiviteter og samarbejdsformer, som var I eksterne observatører

Stil spørgsmålet: ”Hvorfor gør vi, som vi gør?”

Observer ikke bare, hvad der foregår, men undersøg også hvilke intentioner, der ligger bag, og hvilke effekter det har

4) Hav fokus på proces fremfor produkt

Hav hele tiden i baghovedet, at I skal kunne bruge læringen fra den løbende evaluering.

Fokusér på at skabe forbedringer fremfor bagudrettede analyser og vurderinger

Overvej hvordan læringen præsenteres – f.eks. i slides, video eller i en workshop

Processen er vigtigere end en afsluttende rapport. Men dokumentér læringen undervejs

5) Indarbejd læringen undervejs

Omsæt løbende erfaringer og hverdagslæring til forbedret praksis. Det skal ikke afvente en senere evaluering.

Pluk de lavthængende frugter, mens de stadig er friske

Integrér den løbende evaluering i krisestyringsarbejdet, men sørg for, at det ikke griber forstyrrende ind i aktørernes arbejde