Administratören registrerar användare, grupper och nycklar och bestämmer vilken eller vilka nycklar (och under vilken tid) som varje användare ska ha tillgång till. Användaren hämtar sin nyckel genom att knappa in sin kod på nyckelskåpets kodlås. Enligt Creone är det enkelt att söka fram händelser knutna till en viss användare eller en viss nyckel eftersom alla händelser registreras och sparas i Keywin.

Varje nyckel hänger i anslutning till ett chip som kommunicerar med mjukvaran och i händelseloggen kan administratören se vem som använder vilket skåp, vem som hämtat en nyckel och när han eller hon gjorde det. Behörigheten kan begränsas till vissa tider genom att använda tidkanalerna. Försöker någon ta ut en nyckel som det inte finns behörighet till, går larm direkt i skåpet samtidigt som det skickas ett larm till Keywin där det sparas i en separat larmlogg. Keywin 5 använder SQL Server via TCP och kör även SQL Server Browser.